เมื่อขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา
ทุกวันทุกคนบนโลกใบนี้มีเวลาเท่าเทียมกันคือ24 ชม. อย่างไรก็ดี มองจากแง่มุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้ ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา
ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีส ร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน ขงเบ้ง ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เล่าปี่ กล่าวว่า'ข้าฯเห็นด้วยในหลักการแต่ทว่าข้าฯมีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย'
ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ
เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ'ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร?'
ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า'ท่านบ! ริหารเวลาด้วยวิธีใด?'
เล่าปี่ตอบว่า'ข้าฯเคยคิดว่า ข้าฯมีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้าฯมีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่ งเบาภาระหน้าที่ด้านต่าง ๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!!
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า'เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น สูง กลาง และต่ำ สามขั้น ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ขั้นกลาง เน้นการใช้แผนดำเนินงาน และตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าวทั้งสามขั้นอันดับต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
เล่าปี่สารภาพว่า'หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯยอมรับว่าวิธีของข้าฯอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แ ค่การส่งใบ slip บันทึก' ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า
'คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี ้แหละ! ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และน้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน'
ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย ดังในตารางประกอบ
'ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?' ขงเบ้งถาม
'ก็ต้องเ ป็นประเภท'ก.' เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล'แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?' ขงเบ้งถามต่อไป เล่าปี่ตอบว่า'ข้าฯตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน'
'เป็นอย่างนี้ใช่ไหม' ขงเบ้งถาม พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็มแล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้ เล่าปี่ตอบว่า'ใช่!'
'และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?' ขงเบ้งถามต่อ พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า'ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไ! รลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?' ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า'ใช่'
'จริงหรือ?' ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด'บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?' ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด
'แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?' ขงเบ้งถามต่อไป
แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด'ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?'
เล่าปี่ตอบว่า'เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภทและเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?'
ขงเบ้งตอบว่า'ใช่แล้ว การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทรายและน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่น ๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ ฯลฯ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก' เล่าปี่ยังถามว่า'แล้วการวิเคราะห์! แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรล่ะ?
ขงเบ้งตอบว่า 'บุคคลจำพวกที่ว่าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวดย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้าพวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผินพวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง'
เล่าปี่ถามว่า 'เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวดเพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน?'
'ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!' ขงเบ้งตอบ'คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อยคนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด'
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า'คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพเพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อมสามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุกล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบสามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่! ได้'
เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี'วัตถุในถัง'ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่า'มาวันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอน ๆ เพราะแม้ว่าข้าฯมีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุยแต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อยกับทำงานลักษณะ'เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม' (เจี่ยนเลอจือหมา ติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !'
เกี่ยวกับผู้เขียน : เป็นดอกเตอร์ทางด้านประวัติศาสตร์และภาษาเอเชียตะวันออกจากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด และเคยรับราชการที่กระทรวงการต่างประเทศ ตำแหน่งสุดท้ายคือรองปลัดระทรวง ปัจจุบันดำรงตำแหน่งรองกรรมการผู้จัดการใหญ่บริหาร เครือเจริญโภคภัณฑ์'
คอลัมน์ คลื่นความคิด โดย สารสิน วีระผล มติชนรายวัน วันที่ 04 เมษายน พ.ศ. 2548 ปีที่28 ฉบับที่ 9886.
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น